Känner ni igen er i att projektledare klagar på att de inte får de resurser som de blivit lovade samtidigt som linjecheferna skyller på att de inte vet när resurserna blir lediga. Ett riktigt moment 22 helt i onödan när det finns en enkel lösning på problemet med resursplanering.
Lösningen är att utgå från LEAN och planera beläggning med efterfrågan från team och projekt. Med alla projekt och resursanvändning i ett och samma system skapas nödvändig transparens och beslutsunderlag för att beslutsfattare ska full kontroll över beläggningskonskvensen av redan beslutade projekt.
För att uppnå en hållbar resursplanering måste den utgå från varje individs arbetstider och totala engagemang. Varje uppgift och aktivitet innebär en beläggning som ska rymmas inom arbetstiden varje vecka. Vi pratar om egenledarskap – för att förverkliga det måste vi utgå från individens självklara åtagande och löfte, vilket är att deltaga och använda sin kompetens där den behövs. Vår lösning innebär att individen kan förhandla och planera sin arbetstid med de som har mandat att få boka arbetstid från medarbetare. Det är projektledare med en beslutad budget, teamledare som ska bemanna team och linjechef med en budgeterad verksamhet över tid.
En projektledare ska alltid redovisa en kompletta plan att slutföra sitt projekt till sista timmen. En linjechefs uppgift blir att bekräfta den planering som projektledare och medarbetare tillsammans redan gjort. Genom en digitalisering som utgår från beläggningsbar arbetstid kan avvikande planering mot en resursbudget direkt upptäckas och åtgärdas. Projektledaren kan på egen hand komplettera planeringen och vid behov ta in nya resurser via en dialog som visar vilka som har rätt kompetens och har oplanerad arbetstid. En projektledaren själv kan leta upp personer med rätt kompetens och med kvarvarande obelagd arbetstid för varje enskild vecka i kalendern.
När alla resursbehov och all arbetstid ligger i ett och samma system med en den enkel planeringsmodellen ’Planera deltagande’, finns det hela tiden tillgång till aktuell beläggning av resurserna med lediga kapacitet att planera direkt eller som kompetens.
Att ha all arbetstid i ett och samma system är en absolut förutsättning för att ha full kunskap om organisationens verksamhet. Det ingen ägnar någon arbetstid existerar inte. Det någon ägnar arbetstid måste minst ha en mottagare, budget och tidsram. Vill man veta vem som ansvara för en portfölj eller ett uppdrag/projekt behöver man bara följa pengarna till den som äger den budget som står för finansieringen.