Resultat av förstudien
Avsikten med förstudien är att utvärdera och förbereda ett aktivt införande av Solutions for Teamwork® (SofT™) i organisa tionen och att presentera ett beslutsunderlag med en planering för hur införan det ska genomföras. Förstudien kan även innehålla ett business case om förutsättningarna finns inom organisationen. Organisationer är som bekant levande organismer och att exakt förutsäga leverabler efter genomförandet av förstudien är inte möjligt. Tydliga mål kommer fortlöpande avstämmas mot förstudiens intressenter. Efter genomförd förstudie ska ett aktivt införande omedelbart kunna påbörjas.
Genomförande av förstudien
Processer som kan ingå
Arbetet med SofT baseras på en livscykelprocess för initiativ och projekt samt en process att tilldela och planera resurser till dessa. Det finns inget krav på att det redan ska finnas pro cesser eller process beskrivningar på plats innan förstudien. I den mån sådana finns inkluderas dessa till förstudien. Nedanstående processer ingår under förstudien och anpassningar görs till den aktuella organisationen.
• Hantering av initiativ från idé till genomförande och sedan utvärdering
• Estimering av resurser och beslut om allokering av resurser och detaljplanering
• Uppföljning av verklig resursanvändning jämfört med budgeterad och planerad
• Portföljbeslut med rangordning och resursallokering
Utformning av rapport- och presentationsmallar
Färdiga mallar till rapporter eller beslutsunderlag kan göras i MS Word och laddas upp till molntjänsten LeanFour™ som globala eller specifikt för ett projekt. När projektet rapporteras genereras en mallen med ifyllda data och kan vidare editeras inför en presentation. En grundupp sätt ning av dessa mallar definieras under förstudien.
Blueprint för organisationen
SofT innehåller redan från början en principiell lösning för hur en organisations struktur och funk tioner behöver se ut för att uppfylla kraven för att vara en fungerande matrisorganisation. Under förstudien anpassas SofT denna blueprint till organisationen och en representativ del av organisa tionen konfigureras för att utvärdera lösningen.
Uppdrags- och projektmodell
I den mån en existerande projektmodell med definierade grindbeslut finns, görs en anpassning till initiativets beslutsteg i molntjänsten. Till modellen finns även ett ut vär deringssystem för att planera och följa upp leveranser till intressenter. Denna modell stäms av under förstudien. Ett representativt urval av uppdrag och projekt läggs in i molntjänstens data ba s.
Uppföljning av resursanvändning
Resursanvändningen i projekt och uppdrag är av stor vikt vid utvärdering av projekt och för att bedöma organisationens verkningsgrad. I den mån tidrapportering görs i nå got system innehåller förstudien en lösning på hur dessa data kan importeras till LeanFour™.
Genomförande av seminarium för referensgrupp
Förstudien kommer att pågå under ca 8-9 veckor. Efter 5-6 veckor kommer ett semina rium genomföras för referensgruppens medlemmar samt andra intressenter och besluts fattare inför den tänkta fortsättningen.