Ett projektkontor (Project Management Office, PMO) är en grupp eller avdelning inom en organisation som ansvarar för att definiera och upprätthålla projektledningsprocesser, standarder, metoder och verktyg. PMO fungerar som en centraliserad resurs för projektledning, och dess huvudsyfte är att öka projektets framgång genom att förbättra samordning, effektivitet och kvalitet i projektarbetet.
Det är förvånansvärt enkelt att skapa ett PMO i Ln4 molnlösning där digitala tjänster finns utformade för varje roll i en matrisorganisation. Alla roller ska optimera användningen av arbetstid. Här utgör arbetstimmen en minsta gemensam nämnare. Den vanligtvis omständliga resursplaneringsprocessen bortfaller nästan helt och ersätts av att varje person själv i samråd med projektledare och verksamhetsägare planerar sin arbetstid som deltagande – normalt per vecka eller i ett schema. Linjechefens uppgift blir att godkänna planerad beläggning när arbetstimmarna ligger inom projektens budget och tidsram.
Det virtuella PMO som skapas i molnlösningen utgör en spegelbild av den verkliga operativa organisationen. Några enkla steg leder till en komplett bild av organisationens struktur med varje medarbetare knuten till något kostnadsställe med namngiven chef och budget etc. samt varje projekt och verksamhet likaså kopplad till något affärsområde och kostnadsställe/portfölj med budget etc.
Steg 1. Läs in alla personer med sitt kostnadsställe och arbetstidsavtal.
Steg 2. Läs in alla projekt med kostnadsställe/portfölj som arbetstiden får användas till.
Steg 3. Skicka ett mejl till varje person med en länk till tjänsten. De kan själva skapa lösenord för att logga in till sina dialoger för att börja knyta an till aktuella projekt för att planera sin arbetstid. Varje person har ett eget ansvar att planera för att vara belagd och använda sina arbetstimmar till budgeterade uppgifter. Vissa organisationer har även avsatt arbetstid till ’egen tid’ för träning, studier etc.
Processen att tilldela resurser till projekten bortfaller nästan helt. Linjechefens uppgift blir att bekräfta den planering som projektledare och medarbetare redan gjort. Linjechefens ansvar är att kostnadsställets personer har rätt andel arbetstid som beläggning på värdeskapande projekt. Vanligt är att linjeorganisationen inte har egna projekt utan ska tillhandahålla kompetens i beslutad omfattning. Innebörden av denna planering är att projektledare får sina resurser samtidigt som linjechefer vet exakt när varje resurs kommer loss från de projekt de är inblandande i.
Med molnlösningen från Ln4 Solutions uppnås nedanstående:
- Full kontroll över resurskapacitets- och beläggningsplanering mot projekt inom fyra till sex kalenderveckor.
- Inom fyra till sex kalendermånader kommer alla projekt tillämpa styrning och progressrapportering enligt ISO21500.